Fondos de trabajo. Preguntas frecuentes.

1. ¿Cuál normativa regula en la Universidad la administración de los fondos de trabajo?

Los preceptos asociados con las disposiciones generales que regulan la administración y fiscalización de los fondos de trabajo permanentes o transitorios se han establecido en El Reglamento General para la Administración y fiscalización de fondos de trabajo aprobado por el Consejo Universitario(Sesión 5293-04 del 08/10/08,publicado en la Gaceta Universitaria 38-2008 del 07/11/08. Vigente a partir de 26/02/2009). La información complementaria para conocer aspectos operativos específicos puede consultarse en la Vicerrectoría de Administración y la Oficina de Administración Financiera.

Por su parte, la normativa que regula los fondos de trabajo para proyectos de vínculo externo inscritos en FUNDEVI, se denomina “Manual de fondos de trabajo para programas y proyectos de Vínculo Externo”.

2. ¿Dónde se puede ubicar la normativa relacionada?

El “Reglamento General para la Administración y fiscalización de fondos de trabajo” digitalizado está publicado en la página del Consejo Universitario (www.cu.ucr.ac.cr) Otra información como lo son resoluciones o circulares pueden ser consultadas en la página de la Vicerrectoría de Administración o en la Unidad de Pagos adscrita a  la Oficina de Administración Financiera.

3. ¿Qué es un fondo de trabajo  permanente?

Es un monto fijo de dinero asignado por la Vicerrectoría de Administración a las dependencias universitarias, para la adquisición de bienes y servicios de carácter urgente, de menor cuantía o que estén expresamente autorizados, sujeto a reembolsos o liquidación contra comprobantes de gastos debidamente autorizados y con el correspondiente contenido presupuestario.

Todo pago o gasto efectuado por medio del fondo de trabajo deberá ser al contado y contra presentación de un comprobante de gastos autorizados. No es permitido efectuar compras de bienes y servicios a crédito.

4. ¿Qué es un fondo de trabajo transitorio?

En un mecanismo de compras para casos de excepción, o de emergencia comprobada o para actividades especiales de interés institucional que se autoriza por un tiempo limitado o para una actividad específica. Debe liquidarse en forma definitiva al cumplirse el plazo o actividad prevista.

Su apertura es autorizada por la Vicerrectoría de Administración, únicamente en casos debidamente justificados. Todo pago o gasto deberá ser al contado y contra presentación de comprobantes de gastos autorizados.

5. ¿Cuáles son los comprobante de gastos autorizados que deben presentarse?

Son aquellos que se presentan en un documento original, emitido por una persona física o jurídica que respaldan los gastos efectuados.Pueden ser facturas o tiquetes de acuerdo con  la legislación vigente.

6. ¿Qué sucede si se realizan gastos improcedentes o no autorizados?

La persona encargada o responsable del fondo de trabajo debe reintegrar el monto respectivo, al menos dentro de los 10 días hábiles siguientes, sin detrimento de otras responsabilidades que se pueden derivar según las circunstancias del caso concreto.

7. ¿Cómo se establece qué gastos no están autorizados a realizarse por este medio de pago?

La Vicerrectoría de Administración establece mediante resolución o circular, los bienes y servicios para los cuales no se podrán efectuar pagos por medio de los fondos de trabajo.

8. ¿Qué instancia está facultada a autorizar compras que no están permitidas por medio del fondo de trabajo?

Para casos de excepción y en forma justificada, la Vicerrectoría de Administración podrá autorizar la compra de los ítems que en forma general no están avalados; sin embargo, la autorización de los mismos debe ser previa a la ejecución del gasto.

9. ¿Qué tipo de responsabilidad asume la persona responsable del fondo de trabajo?

La persona responsable del fondo de trabajo asume la responsabilidad de supervisar la administración correcta del fondo. Debe responder por el buen manejo de los recursos ante cualquier instancia de la Universidad de Costa Rica.

10. ¿Qué tipo de responsabilidad asume la persona encargada del fondo de trabajo?

La persona encargada del fondo de trabajo es responsable por la integridad del fondo de trabajo. Asume la corresponsabilidad de la adecuada ejecución y manejo del fondo de trabajo junto con la persona responsable del fondo.

11. ¿Cuál  dependencia universitaria revisa y tramita  los reintegros de fondos de trabajo?

La Dependencia Universitaria encargada de revisar  y tramitar los reintegros presentados, comprobantes de  gastos y dar asesoría es la Unidad de Control de Pagos de la Oficina de Administración Financiera.

12. ¿Cuáles controles mínimos son útiles para garantizar la integridad del fondo de trabajo?

• Mantener debidamente custodiado el fondo de trabajo en un lugar seguro con llave, separado de otros fondos y dineros. No deben mezclarse diferentes fondos.

• Vigilar que los pagos relacionadosse efectúen con recursos del fondo de trabajo correspondiente.

• Es necesario llevar un registro actualizado y detallado de los movimientos y del saldo de la cuenta bancaria, de manera que facilite el control adecuado de la chequera y realizar todas las anotaciones de la información literal. Además, debe al menos mensualmente, realizarse la conciliación bancaria respectiva.

• La persona responsable del fondo debe realizar arqueos periódicos. Sin embargo, coadyuva a un control efectivo,  si la persona encargada del fondo realiza  autorevisiones con el fin de verificar su trabajo.

• Deben utilizarse vales provisionales,indicando información como lo es la  fecha, nombre y firma del funcionario(a) que está realizado algún trámite, firma de quien autoriza.

13. ¿Con qué periodicidad se deben presentar reintegros?

Como máximo al momento en que haya disminuido hasta un 50% del importe total. Debe asegurarse un margen razonable de liquidez.

14. ¿Es permitido firmar cheques en blanco en caso de ausencia de los firmantes en la cuenta corriente?

No es permitido la firma cheques en blanco o al portador por ninguna razón. En caso de ausencia de alguna de las personas firmantes de la cuenta corriente y con el fin de garantizar la operación continua del fondo, se podrá tramitar la firma de una tercera persona de la dependencia universitaria.

Para casos de excepción, considerados como fortuitos o de fuerza mayor, es posible tramitar ante la Oficina de Administración Financiera, pagos urgentes de facturas específicas, con afectación al presupuesto de la dependencia universitaria en cuestión.

15. ¿Qué sucede si se detectan diferencias en la integridad del fondo de trabajo?

En caso de faltante, la persona encargada o responsable del fondo, debe reintegrar inmediatamente o al menos, el día hábil siguiente, la diferencia al fondo.

En caso de sobrante, la persona encargada o responsable del fondo, debe depositar el sobrante del fondo en la Unidad de Cajas de la Oficina de Administración Financiera.

16. ¿Por qué debe firmarse al dorso de las facturas los comprobantes de gastos?

Los comprobantes de gastos de los fondos de trabajo deben firmarse, con el fin de delimitar la responsabilidad. Así por ejemplo, la persona que realiza la compra,  debe indicar al dorso del comprobante de gasto -con su puño y letra-: su nombre, su número de cédula de identidad,  el monto exacto de la compra en números y  letras, y por último, firmar.

La persona encargada del fondo de trabajo no debe escribir los campos indicados en el párrafo anterior si no es quien realiza la compra. Caso contrario, asume la responsabilidad ante una eventual situaciónanómala o alteración presentada.

Así las cosas, la persona encargada del fondo de trabajo no debe aceptar comprobantes de gastos que presenten alguna duda en relación con la veracidad de la información indicada en el cuerpo de la respectiva factura o tiquete de caja.

17. ¿Para qué sirve la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria debe realizarla la persona encargada del fondo de trabajo y debe ser firmada por la persona responsable del mismo.Es útil porque permite realizar una comparación detallada entre los movimientos que presenta el estado de cuenta corriente, emitido por el banco, y los movimientos registrados  en el fondo de trabajo en un período determinado (un mes). Permite explicar las diferencias entre ambos registros y proceder de inmediato a su ajuste.

La persona encargada del fondo de trabajo deberá llevar un registro detallado de los movimientos en cuenta bancaria, de manera que facilite el control adecuado de la chequera y realizar todas las anotaciones de la información correspondiente.

18. ¿Cuáles son los errores y hechos anómalos que se dan  con mayor frecuencia en el uso de fondos de trabajo?

Los más comunes son:

• Compras realizadas a crédito.

• Comprobantes de gastos confeccionados a nombre de personas físicas o jurídicas diferentes a la Universidad de Costa Rica.

• Los comprobantes de gastos no indican las cantidades y el detalle de los bienes o servicios adquiridos.

• Alteraciones, borrones  o tachaduras en los comprobantes de gastos, ya sean en las unidades que se adquieren o en los montos.

• No se utilizan vales provisionales de caja, con el propósito de respaldarel monto asignado en casos de compras en trámite.

• Los vales provisionales de caja no están debidamente firmados  por quien autoriza la compra y por quien recibe el dinero para efectuar la compra.

• No se cumple con el periodo establecido de cinco días para la liquidación de los vales provisionales.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuáles son las modalidades de vinculación remunerada externa?

Las propuestas de venta de productos y prestación remunerada de servicios se pueden presentar en dos modalidades como programas o proyectos. Se incluyen dentro de la vinculación remunerada con el sector externo actividades como los servicios de análisis repetitivos; Consultorías y Asesorías; certificaciones de calidad y conformidad con normas, utilización de bases de datos y servicios informáticos; venta de subproductos (frutas, maquinarias, etc.); cursos de actualización y capacitación contratados; investigación contratada; y otras de naturaleza similar.

¿Qué requisitos deben cumplir las actividades de vínculo externo para ser inscritos en la UCR?

Los requisitos pueden ser de muchas naturalezas, donde debe prevalecer que las actividades sean resultado de la actividad académica (docencia, investigación y acción social); respetar fines y propósitos, cumplir con políticas y planes institucionales; enriquecer las labores universitarias fundamentales mediante una relación estrecha con la sociedad; respetar la autonomía universitaria en todos sus ámbitos.

¿Cuál es la normativa interna que se aplica para las actividades de vínculo externo?

Principalmente son los Lineamientos para la vinculación remunerada de la Universidad de Costa Rica con el sector externo, las Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica, y las Normas para la asignación de complementos salariales a funcionarios universitarios con fondos extrauniversitarios, todos ellos aprobados por el Consejo Universitario.

¿Cuáles son los mecanismos de administración financiera autorizados para las actividades de vinculación externa?

Para la administración financiera de los recursos externos, la Universidad de Costa Rica utilizará sus mecanismos institucionales Oficina de Administración Financiera (OAF) o la Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación (FUNDEVI), según sea lo solicitado por la unidad operativa y avalado por la Vicerrectoría respectiva.

Cabe agregar que los proyectos que se manejan por FUNDEVI, deben considerar las disposiciones específicas que para la administración financiera de los proyectos establece ese ente.

¿Las unidades administrativas pueden desarrollar actividades de vínculo externo?

Según lo establecido por los lineamientos, las actividades de vínculo externo son producto de la academia, por lo tanto son las facultades, escuelas, centros e institutos, estaciones experimentales unidades operativas quienes ejecutan y generan las actividades de docencia, investigación y acción social de vinculación remunerada con el sector externo.

Los laboratorios, unidades de apoyo y en casos especiales las vicerrectorías, pueden desarrollar sus programas o proyectos de vinculación en coordinación con las unidades académicas correspondientes.

¿Es posible que se contraten personas externas a la UCR para la ejecución de estas actividades?

Sí es posible, en casos excepcionales, previa justificación y autorización de la respectiva comisión o consejo de la unidad operativa. Deben ser con el financiamiento propio de la actividad, y se contratará únicamente en caso de inopia o cuando no haya disponibilidad de personal regular, y su nombramiento será bajo la modalidad de plazo determinado.

¿Deben los funcionarios que laboran en vínculo externo reportar sus horarios?

Sí deben reportar el horario, así como sus responsabilidades, de manera que estas labores no vayan en detrimento de otras funciones que ejerzan en la institución.

¿En los planes de trabajo de los docentes deben incluirse las actividades de vinculación remunerada con el sector externo?

Los profesores que laboran en actividades de vinculación remunerada con el sector externo (UCR) deben incluir en sus planes de trabajo todas estas actividades.

¿Ante qué instancia deben presentarse las propuestas de vínculo externo?

Todo programa o proyecto de vinculación remunerada con el sector externo debe ser avalado o recomendado por una unidad operativa básica, el director hace el trámite de inscripción ante la vicerrectoría correspondiente. La Vicerrectoría debe velar que los programas o proyectos cumplan con los requisitos establecidos, así como con las políticas y normas vigentes en la Universidad.

¿Con qué frecuencia deben presentarse los informes académicos y financieros?

La periodicidad de la presentación de los informes parciales la define el Consejo asesor, el consejo científico o la comisión correspondiente conjuntamente con la vicerrectoría respectiva. Al término de la actividad debe entregarse un informe final.

¿Cuál es el monto máximo que se puede pagar por los complementos salariales en las actividades de vínculo externo?

Según lo establecido por las Normas para la asignación de complementos salariales a funcionarios universitarios con fondos extrauniversitarios, el monto total mensual a percibir por complemento salarial no debe exceder el 60% (sesenta por ciento) del salario base de Catedrático con treinta años de servicio, sin la inclusión de escalafones y pasos académicos; ni sobrepasar el cien por ciento del salario bruto del funcionario. En el caso del personal pensionado recontratado, la jornada sujeta al pago de complemento salarial no puede ser de más de medio tiempo. En casos excepcionales individuales debidamente justificados, la unidad ejecutora podrá proponer montos mayores al Vicerrector correspondiente. La aprobación la hará el Consejo Asesor de la Vicerrectoría respectiva, siempre y cuando cuente con el aval previo del Vicerrector.

A continuación se encuentran los enlaces para la consulta de aquellas preguntas frecuentes relacionadas con temas relevantes:

Tema 1: Vínculo Externo - Preguntas frecuentes.

Tema 2: Fondos de trabajo. Preguntas frecuentes.

También se puede consultar la presentación sobre Fondos de Trabajo en el formato de "Microsoft Power Point".

Tema 3: Preguntas frecuentes - Vacaciones